En logística la mayoría del trabajo administrativo nace del papel: albaranes, cartas de porte, justificantes de entrega. Son documentos que llegan en cualquier formato y que alguien teclea a mano para que el sistema los entienda.
Un agente lee albaranes y justificantes tal como llegan, foto incluida, extrae los datos y los escribe donde toca. Es la automatización que más horas libera en una empresa de transporte, porque el volumen documental crece con cada envío y no con la facturación.
Buena parte de las llamadas que recibe una empresa de transporte son la misma pregunta. Avisar de forma proactiva en los momentos clave, y permitir consultar el estado sin llamar, vacía el teléfono y mejora la percepción del servicio a la vez.
El retorno vacío es la pérdida estructural del transporte. No se elimina, pero se reduce mucho cuando el sistema cruza automáticamente cargas disponibles con vehículos que vuelven. Requiere tener los datos al día, que es exactamente lo que aporta la lectura automática de documentos.
Facturar a mano en transporte significa perder accesorios: esperas, reentregas, almacenajes. El sistema los registra cuando ocurren y los lleva a la factura. Es dinero que ya se ha ganado y que hoy se pierde por desorden.
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