Automazione dei processi aziendali: come si fa e da dove conviene partire

L’automazione dei processi aziendali consiste nel far eseguire a un sistema le attività che oggi una persona ripete uguali ogni giorno. Non è la digitalizzazione, che sposta la carta su uno schermo. È il passo dopo: il lavoro non cambia forma, sparisce.

Quali processi conviene automatizzare

Non tutti i processi rendono allo stesso modo. Un processo è un buon candidato quando ha queste caratteristiche insieme:

• Si ripete spesso. Qualcosa che accade cento volte al mese vale più di qualcosa che accade due volte
• Segue una regola. Se due persone diverse lo eseguirebbero allo stesso modo, è automatizzabile
• Attraversa più sistemi. È lì che oggi qualcuno copia dati da una parte all’altra, ed è lì che si guadagna di più
• Fa male quando si sbaglia. Scadenze, fatturazione, comunicazioni ai clienti: l’automazione vale anche per gli errori che evita

Al contrario, un processo che cambia ogni volta, che richiede giudizio o che accade di rado va lasciato dove sta. Automatizzarlo costa più di quanto rende.

Come si automatizza un processo, passo per passo

• Si guarda come funziona davvero. Non come è scritto nelle procedure, come lo fanno le persone. Le due cose non coincidono quasi mai, e la differenza è dove si nascondono i problemi
• Si misura il costo attuale. Quante volte accade, quanto tempo prende, quanti errori produce. Senza questo numero non si potrà dire se l’automazione ha funzionato
• Si sceglie un solo processo. Il più pesante fra quelli che si possono chiudere per intero. Chiudere un processo vale più che migliorarne cinque a metà
• Si costruisce e si collega. Ai sistemi che già usate, senza sostituirli
• Si misura di nuovo. Stessa unità di misura di prima, così il confronto è onesto

Automazione dei processi amministrativi

L’amministrazione è quasi sempre il punto di partenza migliore, perché è il reparto dove le regole sono più chiare e il lavoro ripetitivo più concentrato: registrazione delle fatture passive, riconciliazione dei pagamenti, solleciti, note spese, report ricorrenti. Sono attività che si ripetono identiche e che oggi occupano persone capaci di fare cose più utili.

Dove l’AI cambia le regole

L’automazione classica sa gestire tutto ciò che è prevedibile: se accade questo, fai quello. Si ferma davanti a un documento scritto in modo diverso dal solito o a una richiesta formulata a parole.

È esattamente lì che entrano gli agenti AI: leggono documenti in formati diversi, capiscono richieste scritte da persone e decidono il passo successivo. Il risultato migliore si ottiene combinando le due cose, con l’automazione classica sulla parte prevedibile e l’agente sulla parte che prima richiedeva per forza un occhio umano.

Gli errori che vediamo più spesso

• Automatizzare un processo rotto. Un processo sbagliato eseguito in automatico produce errori più in fretta. Prima si sistema, poi si automatizza
• Partire dal software. La domanda giusta non è quale strumento usare, è quale processo toglie più ore
• Fare tutto insieme. I progetti ampi si fermano a metà e non lasciano niente
• Non misurare prima. Senza il dato di partenza il risultato diventa un’opinione
• Costruire su strumenti che nessuno sa mantenere. Un’automazione che si rompe e che nessuno in azienda sa leggere è un debito, non un risparmio

Come lavoriamo in BUILDER

Partiamo da un audit del processo, non da una proposta di strumenti. Individuiamo dove si perde più tempo, costruiamo la soluzione sui sistemi che già usate e la consegniamo documentata, così resta vostra anche senza di noi. Quello che mettiamo in produzione deve reggere il lavoro vero, non una dimostrazione.

Agenti AI per il tuo settore

Il processo cambia da settore a settore, e l’agente cambia con lui. Ecco dove abbiamo già portato questo approccio:

• AI per commercialisti, raccolta documenti, solleciti e scadenze
• AI per studi legali, fascicolazione, termini e aggiornamento clienti
• AI per consulenti del lavoro, ciclo paghe e adempimenti
• AI per hotel, comunicazioni con l’ospite e recensioni
• AI per il settore immobiliare, annunci, documenti e trattative

Domande frequenti

Che differenza c’è fra digitalizzazione e automazione dei processi?

La digitalizzazione toglie la carta: il lavoro resta, cambia supporto. L’automazione toglie il lavoro: nessuno deve più eseguirlo. Si può essere completamente digitali e completamente manuali allo stesso tempo, ed è la situazione più comune che troviamo.

Dobbiamo cambiare i software che usiamo?

No. Costruiamo intorno ai vostri strumenti e li colleghiamo fra loro. Proporre una migrazione per poter automatizzare significa far pagare al cliente un problema nostro.

Quanto tempo serve per vedere un risultato?

Su un processo singolo e ben delimitato si ragiona in settimane. La parte lenta non è la costruzione, è mettere d’accordo l’azienda su come funziona il processo oggi.

Serve personale tecnico interno?

Per usare il sistema no. Durante la costruzione aiuta molto avere una persona che conosca il processo e possa rispondere alle domande, tecnica o no.

Come si misura il ritorno?

Con la stessa unità con cui avete misurato prima: ore impiegate, errori, tempo di risposta al cliente. Se non si può confrontare con il punto di partenza, non è una misura.

Se siete una piccola o media impresa, partite da qui: AI per le PMI italiane, dove spieghiamo perché il divario con le grandi imprese si sta allargando e da quali processi conviene cominciare.

Se preferite partire dai fatti invece che dal metodo, ci sono i casi studio per settore: che cosa abbiamo messo in produzione in sedici settori e quale riduzione di costo ha prodotto.

Prenota una call con BUILDER: analizziamo il tuo processo, ti diciamo che cosa conviene affidare a un agente e che cosa no, e ti diamo un passo successivo chiaro entro 24 ore.

Prima di partire, verifica se l’investimento rientra nei bandi e incentivi per l’intelligenza artificiale: su alcune misure il contributo a fondo perduto arriva al 70 per cento.

Vedi anche come si imposta la digitalizzazione aziendale processo per processo.