Hai una cartella di fatture in PDF, qualche scansione e le foto degli scontrini che arrivano su WhatsApp. Devi portare tutto in un foglio Excel, con numero, data, partita IVA, imponibile, IVA e totale su una riga per documento. Questo strumento lo fa nel tuo browser: trascini i file, premi un pulsante, scarichi il file .xlsx. Niente registrazione, niente caricamento su un server, niente limite di prova.
Il procedimento è lo stesso per una fattura, un preventivo, un estratto conto o un listino. Alla prima apertura la pagina scarica le librerie di lettura da reti pubbliche (cdnjs, jsDelivr e tessdata per l’OCR): quelle reti vedono la richiesta della libreria, non i tuoi documenti, che restano nel browser.
Lo strumento ricostruisce le tabelle dalla posizione del testo sulla pagina: raggruppa le parole per riga, separa le celle dove lo spazio è più largo di un carattere e allinea le colonne tra le righe. Funziona bene su fatture, note di credito, DDT, preventivi, listini e report con colonne regolari. Le cifre in formato italiano (1.250,00) diventano numeri veri in Excel, così puoi sommare subito.
Sulle fatture cerca i campi con le etichette usate in Italia e in inglese: “Fattura n.”, “Invoice number”, “P.IVA”, “VAT”, “Imponibile”, “Totale documento”, “Netto a pagare”. Se un documento usa etichette diverse o mette il totale in una grafica, quel campo resta vuoto nel riepilogo e lo trovi nel foglio della pagina.
Due limiti da sapere prima. Non legge PDF protetti da password: toglila e ricarica il file. Le tabelle salvate come immagine dentro un PDF con testo si leggono attivando “Forza l’OCR su tutte le pagine”. Sulle foto storte o sfocate l’OCR sbaglia qualche cifra, e una foto girata di lato viene riprovata ruotata ma può restare illeggibile: vale la pena rifare la foto dritta, con luce uniforme, e controllare l’anteprima.
Per una tabella pulita non serve nessun modello: la geometria della pagina basta ed è più affidabile, perché non inventa numeri che sulla pagina non ci sono. Può assegnare un valore alla colonna sbagliata, e per questo l’anteprima è sempre da guardare. L’intelligenza artificiale serve dopo, quando i documenti sono tanti e tutti diversi: cento fornitori con cento layout, scontrini con le voci scritte a mano, fatture estere con campi in altre lingue, allegati che arrivano per email e vanno smistati per cliente. Lì un modello che legge il documento e lo classifica fa la differenza, a patto che qualcuno controlli le eccezioni e che il risultato finisca nel gestionale senza passaggi a mano.
Questa è la parte che costruiamo su misura, e che questo strumento gratuito non fa: la raccolta automatica dei documenti dalla casella di posta, da WhatsApp Business e dal cassetto fiscale, la lettura con un modello addestrato sui tuoi fornitori, la registrazione in contabilità e la riconciliazione con l’estratto conto.
Chi tiene la contabilità di piccole aziende lo racconta sempre allo stesso modo. Fatture elettroniche? Spesso no: foto sfocate di scontrini, PDF di venti pagine, ricevute parlanti, tutto su WhatsApp. Poi qualcuno apre un documento alla volta, ingrandisce, trascrive importi, partite IVA e date dentro il gestionale o in un foglio Excel per la riconciliazione. Con decine di documenti al giorno per cliente sono ore ogni settimana, con gli errori che la trascrizione a mano porta sempre con sé.
Lo strumento in questa pagina toglie la parte peggiore, la trascrizione. Quello che resta, cioè raccogliere i documenti da canali diversi, capire a quale cliente appartengono, registrarli e verificare che siano stati pagati, è un flusso che si può automatizzare per intero. Lo facciamo per studi professionali e per gli uffici amministrativi che ricevono più di qualche centinaio di documenti al mese.
Un progetto tipico parte da come arrivano i documenti oggi e finisce con una registrazione che non richiede più nessuno.
Se questo è il tuo caso, raccontacelo nel modulo progetto: ci dici quanti documenti arrivano al mese, da dove e dove devono finire, e rispondiamo con un primo passo chiaro. Se preferisci parlarne a voce, puoi prenotare una call di trenta minuti.
Sì, senza limiti di prova e senza registrazione. Lo strumento è un biglietto da visita: chi ha bisogno di un flusso automatico per centinaia di documenti al mese poi ci contatta per costruirlo.
Da nessuna parte. La lettura del PDF, l’OCR e la scrittura del file Excel avvengono nel tuo browser; il sito non riceve i documenti e non li conserva. L’unica cosa che viaggia in rete è il download delle librerie di lettura, la prima volta che le usi: dopo quello, puoi anche staccare la connessione e l’estrazione continua a funzionare fino a quando chiudi la pagina.
Sì, con il riconoscimento ottico dei caratteri in italiano e inglese. La qualità dipende dalla foto: dritta, nitida e con luce uniforme dà risultati corretti quasi sempre; con foto storte o scure qualche cifra può uscire sbagliata, e l’anteprima serve a controllarla.
Carica il PDF e apri il foglio della pagina che ti interessa: le colonne vengono ricostruite dalla posizione del testo. Se una colonna risulta spezzata in due, di solito è perché nel PDF il testo è allineato in modo irregolare; copia il foglio in Excel e unisci le due colonne, oppure mandaci il documento e miglioriamo il riconoscimento.
Questo strumento lavora su PDF e immagini. Le fatture elettroniche in formato XML e P7M contengono già i dati per campo: per aprirle abbiamo lo strumento per i file P7M, e per registrarle in automatico nel gestionale costruiamo il flusso descritto sopra.
Venticinque per volta, fino a 25 MB ciascuno e 40 pagine per PDF. Puoi ripetere l’operazione quante volte vuoi. Se i documenti sono migliaia al mese, lo strumento non è la risposta giusta: lo è un sistema che li raccoglie e li registra senza che nessuno debba trascinarli in una pagina.
Il file .xlsx si apre in Excel, Numbers, LibreOffice e Google Fogli. Il CSV usa il punto e virgola come separatore e la virgola per i decimali, cioè le impostazioni italiane. Le cifre riconosciute sono numeri, non testo, quindi le somme funzionano subito.
Strumenti collegati: creare una fattura in PDF, comprimere un PDF senza caricarlo, convertire immagini in PDF. Servizi collegati: automazione dell’amministrazione, automazione dei dati, cosa fare se il software aziendale è senza assistenza.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
Approfondisci: Scadenzario fatture e solleciti automatici · Aprire un file P7M