Il preventivo è il punto in cui un’azienda che lavora bene perde più soldi senza accorgersene. Il prezzo di solito è giusto; il preventivo si scrive la sera tardi su un foglio Excel, parte su WhatsApp, il cliente dice “ci penso” e nessuno lo richiama. Nelle discussioni tra artigiani e imprese che abbiamo letto, una parte dei lavori persi va a chi ha semplicemente richiamato per primo. Questa pagina spiega come si costruisce un software per preventivi che toglie quel buco, mestiere per mestiere, e mette a disposizione un modello Excel gratuito per ogni settore.
Abbiamo letto centinaia di discussioni di artigiani, installatori, imprese edili e titolari di negozi, in italiano e in inglese, prima di scrivere queste pagine. Le frasi sono sempre le stesse: “ho perso un altro lavoro perché mi sono dimenticato di richiamare”, “il preventivo in Excel dal telefono del cliente non si apre”, “il cliente guarda solo il totale e non legge le voci”, “non so mai quali preventivi sono ancora aperti”. Sono problemi di flusso, molto più che di prezzo.
Un buon software per creare preventivi fa sei cose, e le fa dal telefono, perché il preventivo nasce in cantiere, in officina o a casa del cliente, non in ufficio.
I software gratuiti per preventivi vanno bene per iniziare: un modello Excel ben fatto, come quelli che trovi nelle pagine qui sotto, copre il calcolo e tiene un elenco dei richiami. Reggono fino a venti o trenta preventivi al mese e a una persona sola che li gestisce.
I programmi pronti in abbonamento aggiungono il PDF curato, la firma e qualche promemoria. Il limite è che il listino, le fasi e i documenti sono quelli pensati dal produttore: chi fa impianti fotovoltaici si trova le voci di un idraulico, chi fa carrozzeria deve far entrare la perizia assicurativa in un campo note. E quando il programma cambia prezzo o chiude, i dati restano dentro.
Il software su misura ha senso quando i preventivi sono tanti, quando il lavoro passa per più persone (chi fa il sopralluogo, chi prezza, chi esegue) e quando il preventivo deve parlare con il resto: il magazzino, il calendario dei lavori, la fatturazione. È quello che costruiamo: partiamo dal modo in cui lavorate oggi, non da un modello, e consegniamo un sistema che resta vostro. Il nostro lavoro parte dal modulo progetto, dove ci dite quanti preventivi fate, come e dove si bloccano, e il budget che avete in mente.
Ogni pagina è scritta per un mestiere: le voci che un preventivo deve avere, i punti in cui si perde il lavoro, cosa costruiamo e un modello di preventivo in Excel pronto da usare.
Quello che il titolare usa davvero dal telefono. Per poche decine di preventivi al mese basta un modello Excel con un elenco dei richiami. Oltre, serve un sistema che tenga lo stato di ogni preventivo e richiami da solo: pronto se il mestiere è standard, su misura se il listino e il flusso sono vostri.
Sì, per iniziare: i modelli Excel in queste pagine sono gratuiti, con formule, listino e un foglio per i richiami. Non chiedono registrazione. Il limite non è il prezzo, è che non richiamano il cliente al posto vostro.
Dipende da quanti sistemi deve toccare. Un flusso preventivo, richiamo e firma collegato alla fatturazione che usate già è un progetto di poche settimane; se entra anche il magazzino o il calendario dei lavori, di più. Lo diciamo con precisione dopo aver visto i preventivi veri.
Sì. Il preventivo parte come link su WhatsApp Business, i richiami arrivano lì e le risposte del cliente tornano nella vostra chat. Usiamo l’API ufficiale, non un telefono con un numero collegato, così il canale regge nel tempo.
L’accettazione registrata con data, ora e recapito del cliente documenta l’accordo sulle voci e sul prezzo. Per i lavori che richiedono un contratto firmato, il sistema genera il documento da firmare con la firma elettronica che il vostro consulente indica.
Se i preventivi sono il punto in cui perdete lavori, raccontacelo nel modulo progetto: quanti ne fate al mese, come li fate oggi, dove si bloccano. Oppure prenota una call di trenta minuti.
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BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
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