La richiesta di un gruppo o di un evento arriva per email o dal modulo del sito: quaranta persone, due notti, una cena, forse una sala per la riunione. In reception c’è chi fa il check in, e il preventivo lo prepara il responsabile la sera, in Word, con i prezzi del listino dell’anno scorso. Intanto l’agenzia ha scritto a tre hotel, e il primo che risponde con un documento chiaro e una data di scadenza dell’opzione prende il gruppo.
Un software per preventivi di hotel ed eventi deve leggere la richiesta e trasformarla in una proposta: camere per tipologia e periodo dal listino, sale con allestimento, menù per fascia di prezzo, servizi extra, condizioni di cancellazione. Deve uscire in giornata, con il nome dell’ospite e il marchio della struttura, avere un’opzione con scadenza e la caparra pagabile dal link, e richiamare da solo quando l’opzione sta per scadere.
In questa pagina trovi le voci di un preventivo per gruppi ed eventi, i punti dove gli hotel perdono la prenotazione, cosa costruiamo e un modello di preventivo in Excel gratuito con il listino di camere, sale e servizi.
L’agenzia e l’azienda confrontano tre proposte in un pomeriggio. Queste voci rendono la vostra confrontabile e completa.
La richiesta arriva alle 11, il preventivo parte il giorno dopo alle 18 perché il responsabile era in reception. Un sistema che legge la richiesta, compone la proposta dal listino e la mette in attesa di una firma del responsabile fa uscire il documento in un’ora, dal telefono.
Le camere restano bloccate per un gruppo che non ha confermato, e si rifiuta una prenotazione diretta. Un’opzione con scadenza scritta, un richiamo automatico tre giorni prima e il rilascio alla scadenza mettono ordine nell’inventario.
Accettato il preventivo, partono venti email per nomi, allergie, orari di arrivo, fatturazione. Un link dove il cliente compila la rooming list e i dettagli, con un promemoria alla scadenza, sostituisce la catena.
Partiamo dal vostro listino per periodo e dalle vostre ultime proposte, e consegniamo un flusso dalla richiesta alla caparra incassata.
Non è un abbonamento che un giorno cambia prezzo o chiude: il sistema è di hotel, strutture ricettive e sale eventi che lo hanno pagato, con codice, dati e documentazione in casa e un piano di monitoraggio e manutenzione definito all’inizio.
Immaginiamo un hotel con due sale che riceve richieste di gruppi e cene aziendali per email e risponde in uno o due giorni con documenti Word diversi per ogni responsabile. La lettura della richiesta, il listino per periodo con menù e sale, la proposta con opzione a scadenza e la caparra pagabile dal link sono il flusso che costruiremmo.
Le proposte escono nella stessa giornata con lo stesso formato, le opzioni scadute si rilasciano da sole, e la rooming list arriva dal link invece che per email, con le allergie che raggiungono la cucina senza passare dalla reception.
Un foglio Preventivo con le formule e la scadenza dell’opzione, un foglio Listino con camere, sale, menù e servizi da completare con i vostri prezzi per periodo, e un foglio Seguiti con la data di richiamo. Senza registrazione.
Scarica il modello hotel ed eventi in Excel
File .xlsx, gratis, senza registrazione.
Il gestionale alberghiero tiene le camere ma raramente fa il preventivo di gruppo con sale e menù, e il modello Excel copre poche richieste al mese. I programmi pronti per eventi aggiungono la proposta e la firma, con un flusso pensato per sale congressi più che per hotel.
Il su misura serve quando richiesta, proposta, opzione, caparra e dettagli devono stare in un flusso solo, collegato al gestionale delle camere e alla fatturazione. Lo costruiamo sulla vostra struttura, a partire dal modulo progetto.
In giornata. La richiesta va a più strutture e la prima proposta chiara con un’opzione a scadenza è in vantaggio. Un sistema che compone la bozza dal listino e la fa firmare al responsabile dal telefono lo rende possibile.
Con una scadenza scritta nel preventivo, un richiamo automatico prima della scadenza e il rilascio delle camere se non arriva la caparra. L’inventario torna disponibile senza che nessuno debba ricordarsene.
Sì: l’accettazione e il pagamento della caparra avvengono dallo stesso link, e la conferma parte in automatico al cliente e alla reception.
Sì, da un link che il cliente compila entro una data, con promemoria. I dati passano a reception, cucina e sala nel formato che usano.
Sì, per poche richieste al mese: camere, sale, menù, servizi, formule, scadenza dell’opzione e richiami. Non legge le richieste e non incassa la caparra; per quello serve il sistema.
Se le richieste di gruppo aspettano la sera e le opzioni restano aperte senza scadenza, possiamo costruire il flusso dalla richiesta alla caparra. Raccontacelo nel modulo progetto: quanti preventivi fate al mese, come li fate oggi e dove si bloccano. Se preferisci parlarne a voce, prenota una call di trenta minuti.
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