Il venerdì pomeriggio passato a scrivere solleciti invece di lavorare. La fattura da tremila euro in ritardo di quarantacinque giorni e il dubbio su come chiedere senza sembrare scortesi. Il commercialista che manda la segreteria a rincorrere i clienti su WhatsApp perché “le mail non le leggono e sul portale non entrano mai”. Chi gestisce una piccola azienda o uno studio lo racconta sempre con le stesse parole, e in tutte c’è lo stesso errore: il sollecito dipende dalla memoria di qualcuno.
Questa pagina dà due cose. Uno scadenzario fatture in Excel gratuito, con i giorni di ritardo e le tre date dei solleciti calcolate da sole, per mettere ordine da subito. E la descrizione del sistema che costruiamo quando le fatture sono tante: solleciti che partono alle date decise, con il tono deciso da voi, incassi riconciliati con la banca ogni mattina, e una lista corta di chi va chiamato di persona.
Il file ha tre fogli. “Emesse” per le fatture che aspettate di incassare: numero, cliente, data, scadenza, importo, incassato. Da lì il foglio calcola il residuo, i giorni di ritardo e le tre date dei solleciti. Le righe che scadono entro una settimana diventano gialle, quelle con più di dieci giorni di ritardo rosse. “Ricevute” fa lo stesso per le fatture dei fornitori, così sapete cosa va pagato questa settimana. “Riepilogo” mostra crediti aperti, scaduti, in scadenza, debiti e il saldo atteso a sette giorni.
Scarica lo scadenzario fatture in Excel
File .xlsx con formule, gratis, senza registrazione. Si apre anche in Google Fogli e LibreOffice.
Un consiglio su come usarlo, che viene da chi lo fa da anni: un appuntamento fisso, il venerdì, novanta minuti. Si emettono le fatture della settimana, si aggiorna lo scadenzario, si mandano i solleciti alle righe gialle e rosse, si telefona a chi ha più di dieci giorni. È noioso, e tiene in piedi l’azienda.
Arrivano tardi, in modo diverso ogni volta, e solo quando qualcuno se ne ricorda. Il cliente impara che il primo sollecito arriva a trenta giorni e paga a quaranta. Un sollecito automatico alle stesse date, con lo stesso tono, insegna il contrario: che quella azienda controlla, senza bisogno di alzare la voce.
C’è anche la parte umana. Chi tiene i conti racconta che chiedere soldi a un cliente che conosce è la parte del lavoro che odia di più, e che la rimanda. Quando il primo e il secondo sollecito li manda il sistema, la telefonata del titolare al terzo passaggio pesa di più, e si fa più volentieri perché arriva dopo un percorso chiaro.
E c’è il rischio opposto: sollecitare chi ha già pagato. Succede quando il foglio non è aggiornato con la banca. Un sistema che legge i movimenti ogni mattina e chiude le fatture incassate prima di scrivere elimina quell’errore, che è il più dannoso per il rapporto con il cliente.
Il sistema lavora sopra la fatturazione che usate già, un gestionale o un programma di fatturazione elettronica, e sopra il vostro conto.
Il sistema è di proprietà di chi lo paga, con documentazione, monitoraggio degli errori e un piano di manutenzione concordato. Non manda nulla che non sia stato approvato come testo e come regola, e si ferma da solo quando un cliente contesta una fattura.
Un commercialista che ha automatizzato i promemoria si è sentito dire da un cliente che “sembrava scritto da un robot”. La risposta dei colleghi è stata concreta: nessuno si aspetta calore da un sollecito, ma conviene avere tre o quattro versioni del testo, e per i clienti delicati far preparare le bozze al sistema e inviarle a mano. Lo costruiamo così: testi vostri, a rotazione, con la possibilità di approvare prima dell’invio per i clienti che scegliete.
Sì, senza registrazione. Ha le formule per residuo, giorni di ritardo, date dei solleciti e riepilogo, per fatture emesse e ricevute. Si apre con Excel, Google Fogli e LibreOffice.
Quando le fatture aperte sono più di venti o trenta alla volta, quando più persone devono vedere lo stesso stato, o quando i solleciti scritti a mano non partono perché nessuno ha tempo. A quel punto il costo delle ore e dei ritardi supera quello del sistema.
No, se arrivano alle date dette, con un tono corretto, e mai a chi ha già pagato. Rovina il rapporto il sollecito a sorpresa a quaranta giorni, o quello mandato per errore. La riconciliazione con la banca prima dell’invio è la parte che protegge il rapporto.
Ai programmi più diffusi sì, in lettura: le fatture e le scadenze entrano nel sistema senza ricopiarle, e gli incassi registrati tornano al programma se serve. Per chi usa solo il portale dell’Agenzia delle Entrate si passa da un intermediario accreditato; lo verifichiamo nel modulo progetto.
Sì, con WhatsApp Business tramite l’API ufficiale, e con il consenso del cliente. Per molti clienti piccoli è il canale che leggono; per gli altri resta l’email. Il sistema usa il canale che avete indicato per ogni cliente.
Quando un cliente risponde a un sollecito contestando la fattura, il sistema ferma i passaggi successivi e mette la pratica nella lista del titolare con il messaggio ricevuto. Nessun sollecito parte su una fattura contestata.
Se i solleciti dipendono dalla memoria di qualcuno e il venerdì pomeriggio lo passate a inseguire pagamenti, raccontacelo nel modulo progetto: quante fatture emettete al mese, con quale programma e dove si blocca l’incasso. Oppure prenota una call di trenta minuti.
Collegati: estrarre dati da PDF e fatture in Excel (strumento gratuito), software preventivi su misura, automazione dell’amministrazione, dashboard finanza e cassa.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
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