Chi ha provato un CRM in una piccola azienda racconta quasi sempre la stessa cosa. i programmi grandi sembravano fatti per un reparto vendite da cinquanta persone, ogni modifica richiedeva un consulente, e dopo un anno il programma era una rubrica costosa che nessuno aggiornava. Intanto le trattative vere stavano su WhatsApp, in una tabella Excel e nella memoria del titolare. Le funzioni non mancano; un CRM per cinque persone deve fare poche cose e farle dal telefono.
Un CRM semplice ha tre colonne: con chi stiamo parlando, in che fase siamo, quando lo risentiamo. Tutto il resto, le pipeline a dodici stadi, i punteggi dei lead, le automazioni di marketing, serve a chi ha un reparto. In questa pagina trovi un modello Excel gratuito con quelle tre colonne e la data del prossimo contatto calcolata da sola, e la descrizione del CRM su misura che costruiamo quando il foglio non basta più: con WhatsApp dentro, i preventivi collegati e i richiami che partono da soli.
Il file ha tre fogli. “Trattative” è il cuore: cliente, cosa vuole, valore, fase, ultimo contatto, prossimo contatto, canale, note. La data del prossimo contatto si calcola da sola tre giorni dopo l’ultimo; le righe da fare oggi diventano gialle, quelle in ritardo rosse, e un riepilogo a lato conta le trattative aperte, quelle da richiamare oggi e il valore in gioco. “Contatti” tiene le persone. “Attività” è la memoria: una riga per ogni telefonata o messaggio, con cosa è stato detto e il prossimo passo.
Scarica il CRM semplice in Excel
File .xlsx con formule, gratis, senza registrazione. Si apre anche in Google Fogli.
Il consiglio che accompagna il file: si compila alla fine della giornata, dieci minuti, e la mattina si apre sulle righe gialle. Chi lo fa per tre settimane di fila di solito non torna indietro, e scopre quante trattative stava lasciando morire.
Un consulente che ha visto decine di CRM installati nelle PMI italiane lo riassume così: dopo dodici o diciotto mesi la maggior parte è un cimitero di dati pagati e configurati. Le ragioni sono sempre le stesse. Il CRM è stato comprato come strumento, non come processo: se ogni venditore vende a modo suo, il programma non ha niente da fotografare. Nessuno ha risposto alla domanda “cosa ci guadagna chi lo compila”: se serve solo al titolare per controllare, viene compilato male e a memoria la sera prima della riunione. E il canale vero, WhatsApp, resta fuori, così il CRM racconta una storia che non è quella reale.
Un CRM semplice evita tutte e tre le trappole per costruzione: ha una fase in meno di quante ne servono, lo compila chi ci guadagna il richiamo, e vive dove vivono le conversazioni.
Partiamo da come vendete oggi, non da un modello. Guardiamo le ultime trenta trattative, da dove arrivano, dove si fermano, e costruiamo il minimo che le fa avanzare.
Il sistema è di proprietà di chi lo paga: dati in casa, documentazione, monitoraggio e un piano di manutenzione concordato. Nessun costo per utente, nessun abbonamento che raddoppia quando assumete una persona; i messaggi WhatsApp Business hanno il costo per conversazione di Meta.
Per chi inizia, il modello Excel in questa pagina copre quello che serve, se viene compilato ogni giorno. I CRM pronti più semplici vanno bene per una persona sola con un canale solo; il limite arriva con WhatsApp, con i preventivi e con il prezzo per utente quando il team cresce.
Il su misura ha senso quando il CRM deve vivere su WhatsApp, collegarsi ai preventivi e alle richieste che arrivano, e richiamare da solo. Si parte dal modulo progetto, dove ci dite quante trattative gestite, da dove arrivano e dove si perdono.
Quello che tiene tre colonne, cliente, fase e prossimo contatto, e si compila dal telefono in dieci secondi. Se vive su WhatsApp, meglio. Il modello Excel in questa pagina è il punto di partenza; il CRM su misura è il passo dopo.
Il modello Excel qui sopra è gratuito e in italiano, con formule e richiami. I CRM gratuiti in abbonamento esistono ma limitano utenti, contatti o automazioni, e raramente includono WhatsApp in modo affidabile.
Sì, con WhatsApp Business tramite l’API ufficiale: le conversazioni dal numero aziendale entrano nelle schede, i messaggi si mandano dal CRM e i richiami automatici partono da lì. Un telefono collegato con metodi non ufficiali non regge nel tempo, e non lo usiamo.
Dipende da cosa deve collegare. Il confronto giusto è con il costo per utente moltiplicato per gli anni, più il tempo perso a compilare un programma pensato per altri. Nel modulo progetto ci dite il budget che avete in mente e vi diciamo cosa ci sta dentro.
Sì. Il CRM su misura gira su un’infrastruttura vostra o scelta da voi, i dati sono esportabili in ogni momento e il codice è consegnato con la documentazione.
Sì, è il percorso più comune: le trattative e i contatti del foglio vengono importati nel CRM su misura il primo giorno, senza perdere lo storico.
Se le trattative vivono su WhatsApp e si perdono nel silenzio, raccontacelo nel modulo progetto: quante ne gestite, da dove arrivano, dove si fermano. Oppure prenota una call di trenta minuti.
Collegati: software preventivi su misura, follow up e richiami, gestione contatti, CRM vendite, scadenzario fatture e solleciti.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
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