Nessuno si sveglia la mattina pensando all’archiviazione a norma. È un lavoro che non si vede, non porta clienti e si nota solo quando arriva una verifica o quando serve ritrovare un documento di cinque anni fa in mezza giornata.
Qualunque procedura che chieda a una persona di fare un passaggio in più per conservare un documento, prima o poi salta. Succede sempre nel periodo più carico, che è anche quello in cui si producono più documenti.
L’unica conservazione che regge è quella che avviene perché qualcuno ha fatto il suo lavoro normale: ha emesso la fattura, ha chiuso la consegna, ha registrato il movimento. Il documento finisce in conservazione senza che nessuno ci pensi.
Un archivio a norma in cui non si trova niente ha risolto metà del problema. La parte che serve ogni settimana, non ogni cinque anni, è ritrovare il documento giusto in pochi secondi.
Per questo il documento va conservato già collegato: al cliente, alla commessa, all’ordine, al periodo. Cercare per nome del file è il modo più lento che esista e lo usano quasi tutti.
C’è una domanda che conviene fare prima di firmare qualunque contratto di conservazione: se domani volessi andarmene, in che formato mi restituite tutto e in quanto tempo?
La risposta separa i fornitori seri da quelli che contano sul fatto che spostare un archivio sia talmente scomodo da trattenervi per sempre.
Vedi anche l’automazione dei dati e l’automazione dell’amministrazione.
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