Negozi, ristoranti, studi, strutture ricettive: chiunque incassi dal pubblico chiude la giornata con un riepilogo, lo manda alla sede o al commercialista e lo riscrive da qualche parte. Moltiplicato per i giorni di apertura e per i punti vendita, è un lavoro consistente che nessuno ha mai deciso di fare.
I registratori e i software di cassa producono dati ordinati, divisi per aliquota, per forma di pagamento e per reparto. È tutto quello che serve a valle.
Il passaggio che manca quasi sempre è il trasporto: portare quel dato dove serve ogni giorno, invece di una volta al mese sotto forma di foglio stampato o di file mandato per mail.
Quando i numeri arrivano ogni giorno si possono confrontare con quello che ci si aspetta. Un giorno con incassi molto sotto la media, una forma di pagamento che sparisce, un reparto fermo: sono segnali che a fine mese si perdono nella somma.
Lo stesso confronto serve anche in senso contrario, cioè fra incassi dichiarati e versamenti effettivi in banca, che è il controllo che più spesso fa emergere un problema da sistemare.
Per un singolo negozio il risparmio è di minuti al giorno. Per una catena il valore è un altro: avere tutti i punti vendita che mandano lo stesso dato nello stesso formato alla stessa ora.
Senza quella uniformità qualunque confronto fra negozi è una discussione su come sono stati contati i numeri, e la direzione passa il tempo a fare il controllore invece che a decidere.
Vedi anche l’automazione dell’amministrazione e la dashboard vendite.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
Approfondisci: Dashboard vendite · Automazione delle vendite