Chi compra o vende oltre confine conosce la routine mensile: estrarre i movimenti, separarli per natura, controllare le nomenclature, ribattere tutto nel portale di invio. Nessuna di queste operazioni richiede una decisione, eppure portano via un giorno ogni mese alla stessa persona.
Ogni riga che serve esiste già in una fattura, in un documento di trasporto o in una registrazione. Il problema è che vive in posti diversi e con codifiche fatte da persone diverse in momenti diversi.
Il lavoro vero non è generare il file, è normalizzare: nomenclature combinate scritte in modi diversi, paesi mancanti, unità di misura incoerenti, resi registrati come vendite negative invece che come rettifiche.
Un invio rifiutato costa molto più tempo di un controllo preventivo, perché arriva fuori dal momento in cui si stava lavorando su quel tema e obbliga a ricostruire il contesto.
I controlli che mettiamo sono quelli che il sistema ricevente applicherebbe: codici esistenti, campi obbligatori, coerenza fra valori e quantità, soglie. Le righe che non passano finiscono in un elenco con scritto cosa sistemare.
Il sistema prepara e controlla, l’invio e la responsabilità restano della persona o dello studio che se ne occupa. Non cambia la catena, cambia solo quanto lavoro meccanico ci sta prima.
Nelle aziende dove lo abbiamo fatto la preparazione passa da una giornata a una mezz’ora di verifica, e il numero di invii da correggere scende perché i controlli vengono fatti sempre, non quando c’è tempo.
Vedi anche l’automazione dell’amministrazione e l’automazione dei dati.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.