In quasi tutte le aziende i solleciti partono a ondate, quando qualcuno si accorge che la cassa è sotto. Nel frattempo i crediti invecchiano, e un credito che invecchia si incassa peggio, sempre.
Lo stesso messaggio ripetuto cinque volte fa perdere credibilità e peggiora il rapporto. Una sequenza ben fatta cambia tono e canale man mano che il ritardo cresce: prima un promemoria neutro, poi una comunicazione formale, poi la telefonata del commerciale, poi il passaggio a chi gestisce il recupero.
La gradualità va decisa dalla direzione una volta sola e poi applicata uguale per tutti, che è la parte difficile quando la si fa a mano.
Un sollecito automatico mandato al cliente che vale un quarto del fatturato, senza che il commerciale lo sappia, è un danno. Serve una regola di esclusione o almeno un avviso interno prima che il messaggio parta.
Nei sistemi che costruiamo i clienti chiave hanno sempre un passaggio umano prima del primo sollecito. Costa un minuto a qualcuno e evita conversazioni spiacevoli.
L’indicatore che conta non è quanti messaggi sono partiti, è di quanto si è accorciato il tempo medio di incasso. Nelle aziende dove la sequenza è partita in modo ordinato, quel numero si muove nel giro di un paio di mesi.
È un miglioramento che non richiede di vendere di più e che si vede direttamente in banca, che è la ragione per cui di solito è il primo progetto che si ripaga.
Vedi anche l’automazione dell’amministrazione e la dashboard finanziaria.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
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