Il magazzino prepara, qualcuno scrive il documento, l’amministrazione lo usa per fatturare. Se nel passaggio si sbaglia una quantità o un codice, l’errore si scopre settimane dopo, quando il cliente contesta la fattura o quando l’inventario non torna.
Il documento di trasporto contiene informazioni che esistono già nell’ordine e nella preparazione. Riscriverle è un passaggio che aggiunge solo rischio.
Quando il documento si genera da quello che è stato effettivamente prelevato, la riga del documento e la riga di magazzino coincidono per costruzione. L’inventario che torna a fine anno nasce da qui.
È utile un confronto automatico fra ordine, preparato e documento prima che il mezzo esca: quantità diverse, articoli mancanti, lotti sbagliati, pesi fuori scala.
Un controllo che blocca la spedizione sbagliata costa una telefonata in meno al cliente e un reso in meno da gestire, e i resi sono la voce di costo che quasi nessuno misura davvero.
La prova di consegna è la carta che serve quando un cliente dice che la merce non è arrivata. Nelle aziende che la raccolgono in digitale, con foto e firma, quelle discussioni durano un minuto.
Dove invece la prova resta su un foglio in cabina del camion, la discussione dura giorni e qualche volta finisce con una nota di credito.
Vedi anche l’automazione delle operations e la dashboard operations.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.