Il file arriva, qualcuno lo apre, legge imponibile e aliquote, cerca l’ordine corrispondente, controlla che la merce sia arrivata, poi registra. Su cento fatture al mese sono giornate intere, e l’unica parte che richiede una testa sono le cinque o sei che non tornano.
Registrare in automatico è utile, ma il valore vero sta nel confronto fra l’ordine che avete emesso, quello che è effettivamente arrivato e quello che vi stanno fatturando.
Quando i tre documenti non coincidono emerge quasi sempre qualcosa: prezzi diversi da quelli concordati, quantità superiori, trasporti non pattuiti, servizi mai richiesti. Sono differenze che senza un controllo sistematico passano, perché nessuno ha il tempo di verificarle tutte.
Non ha senso bloccare una fattura per una differenza di pochi centesimi. Serve una tolleranza decisa con l’amministrazione, diversa per importo e per tipo di fornitore.
Sopra la tolleranza la fattura va in una coda di controllo con evidenziata la riga che non torna e il documento originale accanto. Sotto, passa e viene registrata. È questa regola che determina se il sistema fa risparmiare ore o le fa perdere.
Ogni volta che una persona corregge una proposta del sistema, quella correzione è informazione. Un fornitore che usa sempre una certa descrizione, un conto che va sempre imputato in un certo modo, una tolleranza che andava più larga.
Dopo qualche mese la quota di fatture che richiedono un intervento umano scende parecchio, e quelle che restano sono le uniche che meritavano davvero attenzione.
Vedi anche l’automazione dell’amministrazione e l’automazione dei dati.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
Approfondisci: Estrarre dati da PDF in Excel