Controllo di gestione vuol dire sapere, mentre l’anno e’ ancora in corso, quanto stai guadagnando davvero su ogni commessa e su ogni cliente. Non a consuntivo dal commercialista, quando ormai non puoi piu’ farci niente. Lo costruiamo dentro i sistemi che gia’ usi, in tutta Italia.
Il controllo di gestione e’ l’insieme degli strumenti che dicono all’imprenditore come sta andando l’azienda adesso, non com’e’ andata l’anno scorso. La contabilita’ generale risponde al fisco, il controllo di gestione risponde a te.
La differenza si vede in una domanda sola: se un cliente ti chiede uno sconto del dieci per cento su una commessa, sai rispondere subito se ci guadagni ancora? Chi ha un controllo di gestione lo sa in un minuto. Chi non ce l’ha risponde a sensazione, e a fine anno scopre che alcune commesse le ha lavorate in perdita.
Non per pigrizia. Perche’ farlo a mano costa piu’ di quanto renda. Servono dati che stanno in quattro posti diversi, qualcuno che li riconcili ogni mese, e un modello che regga quando cambia qualcosa. Nelle piccole e medie imprese quella persona non c’e’, quindi il controllo di gestione diventa un foglio di calcolo che aggiorna il titolare la domenica sera, finche’ smette.
Quando invece i dati arrivano da soli dai sistemi che gia’ usi, il costo di mantenerlo scende quasi a zero. E’ esattamente il punto in cui il controllo di gestione diventa possibile anche per un’azienda da dieci persone.
Per chi lavora su commessa, cantiere o progetto, il margine non e’ un numero aziendale: e’ un numero per ogni lavoro. E quasi sempre pochi lavori tengono in piedi il conto economico mentre altri lo erodono in silenzio.
Il calcolo del costo commessa mette insieme materiali, ore di manodopera al costo reale, subappalti, mezzi e quota di costi indiretti. Fatto a mano arriva mesi dopo la chiusura del lavoro. Fatto dentro un sistema arriva mentre la commessa e’ aperta, che e’ l’unico momento in cui puoi ancora intervenire.
Il margine di contribuzione e’ il ricavo meno i costi variabili direttamente attribuibili. Diviso per il ricavo, da’ la marginalita’ percentuale. E’ un calcolo semplice, e proprio per questo la difficolta’ non e’ la formula: e’ avere costi attribuiti alla commessa giusta senza doverli inseguire.
Il lavoro vero sta li’. Far arrivare ogni ora, ogni bolla e ogni fattura passiva sulla commessa corretta, automaticamente, nel momento in cui il documento entra in azienda.
| Indicatore | A che domanda risponde |
|---|---|
| Marginalita’ per commessa | Quali lavori mi fanno guadagnare e quali mi costano |
| Marginalita’ per cliente | Quali clienti valgono lo sforzo che richiedono |
| Costo orario reale | Quanto mi costa davvero un’ora di lavoro, oneri compresi |
| Scaduto e tempi di pagamento | Chi mi paga in ritardo e quanto mi sta costando |
| Previsione di cassa | Se fra sessanta giorni ho i soldi per pagare tutto |
| Avanzamento contro budget | Se la commessa sta rispettando quello che avevo previsto |
| Concentrazione del fatturato | Quanto dipendo dai primi tre clienti |
Sono pochi di proposito. Un cruscotto che richiede di essere spiegato non verra’ guardato, e un indicatore che nessuno guarda non serve a niente.
Excel e’ uno strumento eccellente e il problema non e’ Excel. Il problema e’ il momento in cui il file diventa l’unico posto dove esiste quel dato, e dipende da una persona sola che lo aggiorna a mano.
I segnali sono sempre gli stessi: il file ha versioni con date nel nome, due persone hanno numeri diversi sulla stessa cosa, l’aggiornamento richiede mezza giornata, e nessuno tocca le formule per paura di rompere qualcosa. Quando riconosci tre di questi quattro, il foglio ha finito il suo lavoro.
Non lo buttiamo: lo prendiamo come specifica. Dentro c’e’ gia’ la logica di controllo che serve all’azienda, scritta da chi conosce il mestiere. La ricostruiamo in un sistema che si alimenta da solo.
Il risultato si vede sulla dashboard aziendale, ed e’ spesso il primo passo concreto di un percorso di digitalizzazione. Una parte della spesa e’ finanziabile: vedi i bandi e gli incentivi.
Misura come sta andando l’azienda mentre l’esercizio e’ in corso: margini per commessa e per cliente, costi reali, cassa prevista, scostamento rispetto al budget. Serve a decidere, mentre la contabilita’ generale serve a rendicontare.
La contabilita’ guarda indietro e risponde a obblighi di legge. Il controllo di gestione guarda avanti e risponde a te. Usano gli stessi dati di partenza ma li organizzano per scopi diversi.
Soprattutto a una piccola impresa. In una grande organizzazione una commessa sbagliata si diluisce, in una piccola se ne porta via il margine di un trimestre.
Sommando materiali, ore di manodopera al costo orario reale, subappalti, mezzi e la quota di costi indiretti attribuita alla commessa. La difficolta’ non e’ la formula, e’ far arrivare ogni costo sulla commessa giusta senza inseguirlo a mano.
Ricavo meno costi variabili diretti, diviso il ricavo. Il risultato e’ la marginalita’ percentuale. Il valore del calcolo dipende interamente da quanto sono attendibili i costi attribuiti.
Quasi mai. Ci colleghiamo a quello che hai. La sostituzione ha senso solo se il sistema attuale impedisce fisicamente di estrarre i dati.
Un primo cruscotto funzionante si vede in poche settimane. Partiamo dagli indicatori che ti servono subito e aggiungiamo il resto dopo, perche’ un sistema completo consegnato fra un anno non aiuta nessuno.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.