Quasi tutte le dashboard di indicatori falliscono per lo stesso motivo: contengono troppi numeri. Un cruscotto con quaranta indicatori non viene letto, e quello che non viene letto non cambia niente.
Una dashboard KPI è una schermata che raccoglie i pochi indicatori chiave di prestazione di un’azienda o di una funzione, li aggiorna da sola leggendo i sistemi gestionali e mostra per ognuno valore, andamento nel tempo e soglia di allarme. Serve a decidere più in fretta.
La differenza con un report è il ritmo. Un report si prepara a fine mese e racconta cosa è successo. Una dashboard KPI è sempre aperta e dice cosa sta succedendo adesso, in tempo per intervenire.
Nell’uso comune i termini si mescolano, ma conviene tenerli distinti perché portano a progetti diversi.
La dashboard direzionale è la versione per chi guida l’azienda. Questa pagina parla degli indicatori che la compongono e di come sceglierli.
Partiamo dalle decisioni, non dai dati disponibili. Per ogni indicatore chiediamo tre cose: quale decisione cambia, chi è responsabile e quale valore fa scattare un’azione. Se una delle tre risposte manca, l’indicatore non entra.
Questo filtro elimina buona parte dei numeri che un’azienda pensa di dover monitorare. Restano quelli che qualcuno userà davvero lunedì mattina.
Gli indicatori qui sotto sono quelli che usiamo più spesso come punto di partenza. Non vanno presi tutti: per ogni area se ne scelgono tre o quattro, quelli legati alle decisioni che quella funzione prende davvero.
Per questa area esiste una vista dedicata: la dashboard vendite.
Approfondimento nella dashboard finanza.
Approfondimento nella dashboard operations.
Approfondimento nella dashboard risorse umane.
Un’officina meccanica o un centro di assistenza vive di ore, ricambi e date promesse. Il cruscotto che costruiremmo partirebbe da cinque indicatori, tutti sulla stessa schermata:
Il capo officina lo guarda la mattina per decidere le priorità. Il titolare lo guarda una volta alla settimana per capire dove si perde margine. Sono gli stessi dati, con due livelli di dettaglio diversi.
Per una persona, tra cinque e nove. Oltre quella soglia lo sguardo salta da un numero all’altro senza fermarsi su nessuno. Se un responsabile ha davvero bisogno di più indicatori, di solito ha bisogno di due viste diverse per due momenti diversi della settimana.
Un numero da solo non dice niente. Ogni indicatore mostra la direzione nel tempo e la soglia oltre la quale serve intervenire, così la lettura è immediata anche per chi non lo guarda ogni giorno. Quando un valore supera la soglia, la dashboard può anche avvisare chi ne è responsabile, per posta o in chat.
Un indicatore senza nome accanto è un indicatore di cui non si occuperà nessuno. È una scelta organizzativa più che tecnica, ed è quella che decide se il cruscotto verrà usato.
La direzione, i responsabili di funzione e i team hanno bisogno di livelli di dettaglio diversi sugli stessi dati. Costruiamo una vista per ruolo sopra una base sola, così i numeri restano coerenti e ognuno vede solo quello che gli serve.
Excel va bene finché i dati arrivano da una fonte sola e una persona sola li aggiorna. Il giorno in cui servono tre esportazioni e un pomeriggio per allinearle, il foglio diventa il problema.
Power BI e strumenti simili sono ottimi se in azienda c’è qualcuno che li sa mantenere. Senza quella persona, il progetto si ferma alla prima modifica.
Una dashboard su misura ha senso quando i dati stanno in sistemi diversi, quando servono regole precise su chi vede cosa o quando la dashboard deve anche agire, per esempio avvisare o aprire un’attività. In quel caso la costruiamo noi e la manteniamo noi, oppure la consegniamo al vostro reparto IT con le istruzioni.
Legge dai vostri sistemi attraverso le pipeline dati: gestionale, CRM, contabilità, fogli condivisi. Nessuno esporta niente, e il numero è lo stesso per tutti quelli che lo guardano.
No. La dashboard legge dai sistemi che avete già. Se un dato non è registrato da nessuna parte, lo diciamo subito e proponiamo il modo più semplice per raccoglierlo.
Sì, ed è spesso il punto di partenza giusto. I fogli ci dicono quali numeri contano per voi. Poi li sostituiamo con letture automatiche, uno alla volta.
Sì. Ogni vista è pensata per lo schermo su cui verrà guardata, e quella della direzione di solito si guarda dal telefono.
Ogni persona entra con il proprio account e vede solo le viste del suo ruolo. Margini e costo del personale, per esempio, restano visibili solo a chi deve vederli.
Esistono, e possono servire per capire cosa si vuole. Il limite è che sono costruiti su indicatori generici. La parte che fa funzionare una dashboard è la scelta degli indicatori sulle vostre decisioni, ed è quella che un modello non può fare.
Questa è una delle aree delle nostre dashboard aziendali su misura. Le altre sono direzionale, finanza, vendite e marketing, operations, risorse umane e sistemi IT. I dati che le alimentano arrivano dalle pipeline dati.
Raccontaci il progetto: partiamo dalle decisioni che dovete prendere e vi mostriamo quali indicatori le guidano, con una risposta precisa, il prima possibile.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
Approfondisci: Dashboard direzionale · Dashboard vendite · Dashboard risorse umane