L’ordine arriva in PDF, costruito con il modello del cliente. Ogni cliente ha il suo. Qualcuno in ufficio li apre uno a uno e ribatte codici, quantità e date nel gestionale. È un lavoro che sembra impossibile da automatizzare proprio perché ogni documento è diverso, ed è invece quello che oggi si automatizza meglio.
I vecchi sistemi di lettura documenti chiedevano di disegnare una maschera per ogni formato: questo campo sta qui, quest’altro là. Bastava che un cliente cambiasse intestazione e si ricominciava.
Oggi il documento si legge per quello che significa. Il sistema capisce che una certa stringa è un codice articolo e un certo numero è una quantità, anche se stanno in una posizione mai vista prima.
Estrarre i dati è diventato relativamente semplice. Il lavoro serio è stabilire quando fidarsi: un codice che non esiste a catalogo, una quantità fuori scala, un prezzo diverso dal listino concordato devono fermare la riga e chiamare una persona.
Nei sistemi che costruiamo ogni campo estratto porta con sé un livello di sicurezza. Sopra la soglia passa, sotto la soglia va in coda di controllo con il documento originale accanto, per decidere in dieci secondi.
Chiunque controlli un dato estratto deve poter aprire il documento da cui viene, nella stessa schermata. Senza quel collegamento la verifica diventa un lavoro di fiducia e le persone smettono di farla.
È un dettaglio di interfaccia e decide se il sistema verrà usato dopo i primi entusiasmi.
Vedi anche l’automazione dei dati e l’automazione dell’amministrazione.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.