In molte aziende il ciclo è ancora questo: si guarda cosa è stato consegnato, si apre il gestionale, si controlla l’ordine, si crea la fattura, si verifica che sia partita, si archivia la ricevuta. Il formato è elettronico da anni, il lavoro è rimasto manuale.
La fattura corretta esiste già dentro i documenti di trasporto e i rapporti di intervento. Se quei dati stanno in un sistema, la proposta di fattura si costruisce da sola e a una persona resta il controllo invece della digitazione.
Nelle aziende che lavorano a commessa il discorso cambia poco: cambia solo cosa fa scattare la fattura, che diventa lo stato di avanzamento invece della consegna.
Sul lato fornitori l’automazione serve a un’altra cosa: controllare. Confrontare ogni fattura ricevuta con l’ordine e con quello che è effettivamente arrivato fa emergere differenze che altrimenti passano, perché nessuno ha il tempo di verificarle tutte.
Nelle aziende con molti fornitori questo controllo si ripaga in fretta, e il bello è che non richiede di cambiare niente nel modo in cui i fornitori lavorano.
Una fattura scartata che nessuno guarda per dieci giorni diventa un problema di incasso e a volte di sanzione. Eppure l’avviso arriva in una casella che spesso nessuno presidia.
Portare quegli esiti dentro il flusso di lavoro, con una persona responsabile e una scadenza, è uno degli interventi più semplici e con il ritorno più rapido fra quelli che facciamo.
Vedi anche l’automazione dell’amministrazione e la dashboard finanziaria.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
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