Prima di qualunque progetto chiediamo sempre la stessa cosa: quante volte lo stesso dato viene scritto da una persona in questa azienda? La risposta sincera, quasi ovunque, sta fra tre e cinque volte. Ordine, gestionale, foglio di produzione, documento di trasporto, fattura.
Non serve uno studio. Si prendono i tre o quattro processi più frequenti, si cronometra una persona che li fa, si moltiplica per il numero di volte al mese. Il numero che esce è quasi sempre più grande di quello che si aspettava la direzione.
La parte interessante non è il totale, è la distribuzione: di solito un processo solo vale più della metà, ed è da lì che conviene partire.
Un tasso di errore dell’uno per cento sulla digitazione sembra accettabile. Su mille righe al mese sono dieci righe sbagliate, e ciascuna produce una telefonata, una verifica, a volte un reso o una nota di credito.
Il costo di quella coda di lavoro non sta quasi mai nello stesso ufficio che ha fatto l’errore, ed è la ragione per cui non viene mai attribuito a chi lo ha generato.
Quando togliamo venti ore al mese a un ufficio, quelle ore vanno da qualche parte. Se non si decide prima dove, si riempiono da sole e nessuno vedrà il risultato del progetto.
Le aziende che ottengono di più da un’automazione sono quelle che hanno deciso in anticipo cosa faranno le persone con il tempo recuperato: più clienti seguiti, controlli che prima saltavano, lavoro che era rimasto indietro per anni.
Vedi anche l’automazione dei processi e l’automazione dell’amministrazione.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.