Un ordine di acquisto fermo tre giorni perché il responsabile era in viaggio. Uno sconto approvato per telefono e mai scritto da nessuna parte. Una nota spese rimbalzata due volte per un allegato mancante. Sono i costi invisibili di un percorso di approvazione che vive nelle mail.
La maggior parte delle approvazioni non richiede un giudizio: richiede di verificare che qualcosa stia dentro un limite. Un ordine sotto una certa soglia da un fornitore già abilitato non ha bisogno del direttore.
Scrivere queste regole libera le persone per i casi veri. Nelle aziende dove lo abbiamo fatto, la quota di richieste che arrivano a una scrivania umana scende sotto un terzo, e quelle che restano vengono guardate meglio.
La richiesta che arriva per mail con tre allegati e nessun contesto viene rimandata indietro o approvata senza leggere. Entrambe le cose fanno danno.
Una buona richiesta mostra cosa si compra, da chi, a che prezzo, con quale alternativa, su quale budget e con quanto resta. Con quei dati davanti la decisione dura venti secondi e viene presa bene.
Avere lo storico di chi ha approvato cosa non serve a cercare colpevoli. Serve quando un cliente contesta una condizione, quando un revisore chiede conto di una spesa, quando si rinegozia con un fornitore.
In quei momenti una riga con data e nome vale più di qualunque ricostruzione a memoria, e costa zero se il sistema la scrive da solo mentre il lavoro avviene.
Vedi anche l’automazione delle operations e l’automazione dell’amministrazione.
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