Chi lavora per progetti vive sempre lo stesso rischio: ogni responsabile conosce bene il proprio e nessuno ha la vista d’insieme. Il progetto che sta andando fuori rotta si segnala da solo soltanto quando è troppo tardi per rimediare.
Il confronto più utile è anche il più semplice: a che percentuale si dichiara il progetto e quante delle ore previste sono già state usate. Quando il secondo numero supera il primo in modo stabile, il margine se ne sta andando.
Questo confronto funziona anche con stime grossolane. Non serve un sistema di pianificazione sofisticato, serve che qualcuno dichiari l’avanzamento con onestà ogni settimana.
Nei portafogli di progetti il ritardo raramente nasce dentro un progetto: nasce dalla persona condivisa fra tre progetti, o dal fornitore che serve a due cantieri nella stessa settimana.
Una vista che mostra il carico delle risorse condivise, e non solo lo stato dei singoli lavori, previene i ritardi che si scoprono sempre all’ultimo.
Senza una soglia decisa prima, lo stato di un progetto diventa un’opinione del responsabile, e nessun responsabile mette in rosso il proprio lavoro spontaneamente.
Una regola automatica, per esempio scostamento oltre una certa percentuale o ritardo oltre un certo numero di giorni, toglie l’imbarazzo e fa emergere i problemi quando sono ancora gestibili.
Vedi anche la dashboard operations e la dashboard di budget.
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