Le risorse umane hanno un problema di volume su cose semplici: tante candidature da leggere, tanti documenti da raccogliere, tante scadenze uguali per tutti. Sono tutti processi che una persona esegue bene ma lentamente.
Le candidature arrivano da canali diversi e finiscono in un unico posto, con i dati già estratti e confrontati con i requisiti della posizione. Chi seleziona legge le persone invece di riordinare allegati.
Un ingresso mette in moto una decina di cose in reparti diversi: contratto, accessi, postazione, formazione, presentazioni. Il sistema le avvia tutte e mostra che cosa manca, invece di far dipendere l’ingresso dalla memoria di chi lo ha organizzato.
La raccolta di presenze, permessi e note spese diventa un percorso guidato con controlli automatici, così i dati arrivano già ordinati a chi prepara le retribuzioni.
Dove ci sono turni, il sistema tiene conto di disponibilità, competenze e vincoli e segnala i conflitti prima che diventino un problema del lunedì mattina.
Scadenze di contratti, visite, formazione obbligatoria e rinnovi vengono presidiati dal sistema con avviso anticipato. Per gli studi che seguono le paghe di altre aziende abbiamo una pagina dedicata: AI per consulenti del lavoro.
L’automazione HR è l’insieme di sistemi che svolgono da soli i passaggi ripetitivi della gestione del personale: raccolta e ordinamento delle candidature, avvio delle pratiche di ingresso, raccolta di presenze e note spese, avvisi sulle scadenze. Le persone del reparto restano sulle decisioni e sui rapporti con i colleghi.
Una selezione con molte candidature. Le candidature arrivano dal sito, dalle piattaforme di annunci e per email. Il sistema le raccoglie in un posto, estrae esperienza e titoli, le confronta con i requisiti e prepara un riassunto per ciascuna. Chi seleziona legge i riassunti e decide chi incontrare.
L’ingresso di un nuovo collega. Firmato il contratto, partono da sole le richieste all’IT per account e dispositivi, al responsabile per il piano dei primi giorni, all’amministrazione per i documenti. Il responsabile del personale vede cosa è fatto e cosa manca.
Le scadenze obbligatorie. Visite mediche, corsi sulla sicurezza, contratti a termine: il sistema avvisa per tempo chi deve agire e tiene traccia di cosa è stato fatto.
Il colloquio, la scelta e ogni decisione che riguarda una persona. Il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale considera ad alto rischio i sistemi usati per selezionare o valutare i lavoratori, e anche senza quel vincolo la scelta sarebbe la stessa: il sistema ordina e riassume, non scarta nessuno da solo.
I dati del personale restano nei vostri sistemi, con accessi limitati a chi ne ha bisogno. Prima di collegare qualunque fonte verifichiamo con voi le regole sul trattamento dei dati dei dipendenti. I numeri che l’automazione produce si leggono nella dashboard risorse umane.
No. Lavoriamo accanto a quello che usate e gli passiamo dati già ordinati.
Sì, soprattutto per scadenze, presenze e ingressi, che pesano anche quando le persone sono poche.
Questa è una delle aree del nostro lavoro di automazione dei processi aziendali. Le altre sono amministrazione e finanza, vendite, marketing, assistenza clienti, operations, risorse umane, dati e comunicazione e sistemi IT. Dove serve capire documenti o richieste scritte a parole entrano gli agenti AI.
Raccontaci il progetto: guardiamo il processo che vi pesa di più e vi diciamo che cosa conviene automatizzare, con una risposta precisa, il prima possibile.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
Approfondisci: Dashboard risorse umane