I venditori passano una parte enorme della giornata a fare cose che non sono vendere: copiare contatti, cercare informazioni, ricordarsi chi richiamare, rifare lo stesso preventivo con un prezzo diverso. L’automazione delle vendite toglie loro quel lavoro e lascia la parte che conta, parlare con i clienti.
L’automazione delle vendite è l’insieme di sistemi che svolgono da soli i passaggi ripetitivi del processo commerciale: raccolta e qualifica dei contatti, assegnazione al venditore, messaggi di contatto e di sollecito, preparazione di preventivi e contratti, aggiornamento del CRM. Il venditore interviene solo dove serve una persona.
Non sostituisce il CRM: lavora dentro il CRM che avete, o accanto a quello che costruiamo per voi, e lo tiene aggiornato senza che nessuno debba ricordarselo.
Un contatto che arriva alle undici di sera viene letto, completato con le informazioni pubbliche disponibili, valutato secondo i vostri criteri e assegnato alla persona giusta. La mattina dopo il venditore trova un contatto già istruito invece di un nome e una email.
Dimensione, settore, sede, ruolo di chi ha scritto: sono informazioni che una macchina trova meglio e più in fretta di una persona. Il venditore le trova già pronte e decide se vale la pena richiamare.
Le regole le decidete voi: per zona, per settore, per dimensione del cliente, a rotazione. Il sistema assegna e segnala i contatti che aspettano una risposta da troppo tempo, prima che si raffreddino.
Le sequenze di contatto partono da sole e si fermano da sole quando il cliente risponde. La differenza fra una sequenza utile e una fastidiosa sta tutta in quanto bene si ferma, ed è la parte a cui dedichiamo più attenzione.
La proposta nasce dai dati della trattativa e dal vostro listino, esce con il vostro formato e torna nel sistema con il suo stato. Nessuno riscrive quello che il sistema conosce già, e le versioni non si confondono. Se il preventivo resta senza risposta, il sollecito parte da solo dopo il numero di giorni che decidete voi.
Dal preventivo accettato al contratto firmato senza passaggi manuali, con lo stato sempre visibile e i documenti archiviati dove servono. È il punto dove si perdono più giorni per motivi puramente organizzativi.
Quando il cliente firma, l’ordine arriva in amministrazione con tutti i dati già compilati: anagrafica, condizioni, scadenze. Niente email inoltrate, niente dati ricopiati nel gestionale.
Rinnovi in scadenza, riordini attesi, clienti che non comprano da troppo tempo: il sistema li segnala al venditore con il contesto della relazione, così la chiamata parte informata.
Un’azienda che riceve richieste dal sito. Ogni richiesta viene letta, completata con i dati dell’azienda che scrive, valutata e assegnata. Il venditore riceve un riepilogo con la richiesta, chi è il cliente e cosa ha già visto sul sito. Le richieste fuori target ricevono comunque una risposta educata e non intasano la lista di nessuno.
Un distributore che vive di riordini. Il sistema conosce il ritmo d’acquisto di ogni cliente e avvisa il venditore quando un riordino atteso non arriva. È la telefonata che recupera un cliente prima che passi alla concorrenza.
Uno studio o un’agenzia che lavora a preventivo. Il preventivo si compone dalle voci standard, esce in formato professionale, viene seguito dai solleciti e, una volta accettato, apre da solo il progetto e la prima fattura di acconto.
La trattativa, il primo contatto con un cliente importante e qualsiasi momento in cui il cliente si aspetta una persona. Automatizzare quei passaggi fa risparmiare minuti e costa clienti. Il criterio che usiamo è semplice: si automatizza quello che il cliente non vede o che non vorrebbe aspettare.
Lavoriamo sopra i CRM più diffusi, come HubSpot, Pipedrive, Salesforce o Zoho, e sopra i gestionali che le aziende italiane usano davvero. Se il CRM che avete non basta, o non l’avete, ne costruiamo uno su misura: trovate come nella pagina dedicata al CRM per le vendite.
I numeri che l’automazione produce finiscono nella dashboard vendite: pipeline per fase, tempi di risposta, preventivi aperti, tasso di chiusura.
Molti CRM hanno automazioni incluse e per un processo semplice bastano. Quando il processo tocca più sistemi, il sito, il CRM, il gestionale, la posta, la firma, servono collegamenti costruiti apposta.
Se volete partire da qualcosa di pronto, nello shop ci sono le automazioni per vendite e CRM già costruite, da installare e adattare. Se il processo è vostro e non somiglia a quello di nessun altro, lo costruiamo su misura.
Quasi mai. Lavoriamo sul CRM che avete. Lo cambiamo solo se è lui il problema, e in quel caso ve lo diciamo prima di cominciare.
Non se sono scritti bene e si fermano quando devono. I messaggi li scriviamo con voi, con il vostro tono, e ogni sequenza si interrompe appena il cliente risponde.
Sì, e spesso rende di più, perché in un’azienda piccola il venditore è anche la persona che prepara i preventivi e segue l’amministrazione.
Restano nei vostri sistemi. I collegamenti leggono e scrivono dove serve, e ogni accesso è con un account nominativo.
Questa è una delle aree del nostro lavoro di automazione dei processi aziendali. Le altre sono amministrazione e finanza, marketing, assistenza clienti, operations, risorse umane, dati e comunicazione e sistemi IT. Dove serve capire documenti o richieste scritte a parole entrano gli agenti AI.
Raccontaci il processo di vendita: guardiamo il passaggio che vi pesa di più e vi diciamo che cosa conviene automatizzare, con una risposta precisa, il prima possibile.
Guida collegata: come si costruisce un software per preventivi su misura, mestiere per mestiere, con i modelli Excel gratuiti per edilizia, impianti, fotovoltaico, serramenti, carrozzeria, carpenteria, falegnameria e hotel.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
Approfondisci: Scadenzario fatture e solleciti automatici · Software preventivi su misura · Dashboard vendite