Arriva l’estratto conto, si guardano i movimenti, si cerca a quale fattura corrisponde ciascuno. Alcuni sono facili, altri sono cumulativi, altri hanno una causale scritta da chi ha fatto il bonifico di fretta. Si va avanti a occhio, e a fine giornata qualche riga resta sempre lì.
Importo esatto, data compatibile, nome del cliente riconoscibile nella causale: su questi casi il sistema abbina senza esitazioni, e sono la maggior parte. Quello che resta è il lavoro interessante.
Un abbinamento automatico ben tarato lascia all’amministrazione solo le righe ambigue, cioè quelle dove serve davvero una testa che decide.
Un bonifico che paga sette fatture insieme, un pagamento parziale, uno con lo sconto finanziario trattenuto, uno che arriva da una società del gruppo con un nome diverso: sono i casi che fanno perdere pomeriggi interi.
Si risolvono con regole scritte una volta: come cercare più fatture che sommate fanno l’importo, quanta tolleranza accettare, quali nomi alternativi valgono per lo stesso cliente.
Quasi tutte le banche espongono i movimenti in un formato leggibile da un programma, e dove non lo fanno esistono standard che funzionano lo stesso.
La parte che richiede attenzione è un’altra: decidere con l’amministrazione quando il sistema può abbinare da solo e quando deve fermarsi. È una conversazione di mezza giornata che determina quanto il sistema sarà usato.
Vedi anche l’automazione dell’amministrazione e la dashboard di budget.
Dicci quante righe di estratto conto gestite ogni mese: ti diciamo quante se ne abbinano da sole.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
Approfondisci: Scadenzario fatture e solleciti automatici