Chi fornisce grandi committenti o enti pubblici è iscritto a più albi, ciascuno con i suoi documenti, le sue scadenze e il suo portale. Basta un certificato scaduto per restare fuori da una procedura su cui si contava, e lo si scopre nel momento peggiore.
Un solo albo si gestisce a memoria. Con cinque o sei committenti diversi, ognuno con le sue richieste e i suoi rinnovi, la memoria non basta più e serve un registro.
La cosa che fa perdere tempo non è caricare un documento, è ricordare dove va caricato, in quale formato e per quando. Quella conoscenza di solito vive in una persona sola.
Il registro tiene insieme tre informazioni: a quali albi siete iscritti, quali documenti chiede ciascuno e quando scade il vostro.
Quando un documento si avvicina alla scadenza il sistema sa già in quali portali va aggiornato, e avvisa con il tempo per rifarlo. È banale e risolve la quasi totalità dei casi in cui si resta fuori.
Lo stesso registro, girato dall’altra parte, serve a controllare i fornitori che lavorano per voi: certificazioni, polizze, regolarità, idoneità tecnica.
Nelle aziende che lavorano in cantiere o in stabilimento è un controllo che prima o poi diventa obbligatorio, e averlo già ordinato trasforma una verifica in una stampa.
Vedi anche il CRM fornitori e l’automazione dei processi.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.