Si trova il bando giusto, si decide di partecipare, e comincia la caccia: l’ultimo bilancio, i certificati aggiornati, le referenze, le dichiarazioni firmate, le polizze. Ogni volta le stesse cose, ogni volta cercate in posti diversi, spesso scadute.
Quasi tutti i documenti richiesti sono gli stessi fra una gara e l’altra. La differenza è che vanno presentati aggiornati, e il controllo della validità è ciò che fa perdere tempo.
Tenere un fascicolo unico, con ogni documento e la sua scadenza, e un avviso che parte prima, significa che quando arriva la gara si prende quello che serve invece di rincorrerlo.
I requisiti di capacità tecnica chiedono lavori simili già eseguiti, con importi e date. Quelle informazioni esistono nei vostri archivi ma nessuno le tiene in forma presentabile.
Costruire un registro delle commesse con importo, committente, periodo e descrizione sintetica è un lavoro che si fa una volta e che poi serve a ogni gara, oltre che al commerciale quando deve dimostrare esperienza a un cliente privato.
Quando la parte amministrativa si prepara in poche ore, il tempo resta dove conta: studiare il capitolato, costruire il prezzo, scrivere la relazione tecnica che vi distingue dagli altri.
È anche la ragione per cui conviene: non si partecipa a più gare, si partecipa meglio a quelle che si sono scelte.
Vedi anche l’automazione dei processi e l’automazione dei dati.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.