Arriva il lunedì mattina e il computer non è pronto, la casella non esiste, nessuno sa chi deve consegnare il badge e il corso obbligatorio sulla sicurezza verrà ricordato tre settimane dopo. Non è disorganizzazione: è un processo che vive in otto mail scritte da persone diverse.
Nel momento in cui una assunzione viene confermata, tutto quello che serve è già determinato: che ruolo è, in che sede, con quali strumenti, con quali accessi e con quali corsi obbligatori.
Da quella conferma può partire una catena di attività assegnate ciascuna a chi la deve fare, con una data e uno stato. Nessuno deve ricordarsi di avvisare nessuno, e si vede subito cosa manca.
Creare gli account è facile, darli giusti è meno. Il rischio frequente è copiare i permessi di un collega simile, che a sua volta li aveva ereditati da un altro, fino a quando metà azienda vede cose che non dovrebbe.
Legare i permessi al ruolo invece che alla persona risolve il problema alla radice e, cosa altrettanto importante, rende pulita anche l’uscita: quando qualcuno se ne va, si revoca un ruolo e non si va a caccia di accessi sparsi.
Quasi tutte le aziende curano l’ingresso e improvvisano l’uscita. È il motivo per cui restano account attivi di persone che non lavorano più lì da anni, che è un rischio concreto e anche una voce di costo sulle licenze.
Lo stesso elenco, letto al contrario, chiude tutto e restituisce le dotazioni. Costa niente costruirlo insieme al primo e evita un problema che si scopre sempre nel momento peggiore.
Vedi anche l’automazione delle risorse umane e la dashboard HR.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
Approfondisci: Dashboard risorse umane