Un contratto di fornitura che si rinnova da solo a condizioni vecchie, una certificazione scaduta scoperta durante un audit, una garanzia finita il mese prima del guasto. Sono episodi che costano cifre serie e che nascono tutti dalla stessa causa: la scadenza stava nella testa di una persona o in un foglio che nessuno apriva.
Quasi tutte le aziende hanno da qualche parte un elenco delle scadenze. Quello che manca è il momento in cui qualcuno viene avvisato con il tempo necessario per fare qualcosa.
Un rinnovo contrattuale va visto con mesi di anticipo per poterlo rinegoziare. Una certificazione va vista con settimane, perché serve prenotare. Un avviso che arriva il giorno prima è peggio di nessun avviso, perché produce solo colpa.
Un promemoria che arriva a una casella condivisa non viene letto da nessuno, perché tutti pensano che se ne occupi un altro. Una scadenza deve avere un nome accanto e un sostituto per quando quel nome è in ferie.
Nei sistemi che costruiamo, se nessuno ha confermato l’azione entro un termine, l’avviso sale di livello. È il meccanismo più banale che esista ed è quello che evita quasi tutte le dimenticanze.
Un promemoria dice che qualcosa sta per scadere. Non dice se qualcuno se ne sta occupando, e questa è l’informazione che serve davvero a chi coordina.
Per questo ogni scadenza nei nostri sistemi ha uno stato: da fare, in corso, fatta, non applicabile. Si vede in un colpo d’occhio cosa è scoperto, che è l’unica cosa che interessa alla direzione.
Vedi anche l’automazione dei processi e la dashboard direzionale.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
Approfondisci: Dashboard direzionale