In una azienda che funziona, il back office assorbe tutto quello che gli altri non vogliono fare: protocollare, archiviare, controllare, ricordare le scadenze, rincorrere le firme. È lavoro necessario e invisibile, e cresce in silenzio fino a richiedere una persona in più.
Quando un ufficio è in affanno la reazione naturale è aggiungere una persona. Prima di farlo vale la pena misurare quante ore al mese se ne vanno in passaggi che una macchina farebbe uguale: ricopiature, invii, controlli incrociati, promemoria.
Nelle aziende che seguiamo quella quota sta quasi sempre fra un quarto e la metà del tempo totale dell’ufficio. Non vuol dire che si licenzia nessuno, vuol dire che quelle ore possono tornare su lavoro che conta.
Ogni documento che entra in azienda andrebbe registrato, collegato alla pratica giusta e trovato in dieci secondi tre anni dopo. Quasi nessuno ci riesce con le cartelle condivise.
Un sistema che legge il documento, capisce di che cliente o fornitore parla e lo archivia già collegato toglie due lavori insieme: la registrazione e la ricerca futura, che è quello che costa di più e che nessuno misura.
La resistenza al cambiamento nasce quasi sempre dalla paura di dover imparare un altro software. È una paura giustificata e si evita facilmente: si collega quello che c’è invece di sostituirlo.
Il gestionale resta, la posta resta, l’archivio resta dov’è. Cambia solo che qualcuno smette di fare a mano il passaggio in mezzo.
Vedi anche l’automazione dell’amministrazione e l’automazione dei processi.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.
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