Chi guida una azienda da cinquanta persone conosce la sensazione: ogni reparto chiede uno strumento, nessuno dei tre progetti si ripaga da solo, e intanto le stesse informazioni vengono riscritte in quattro posti diversi. La domanda giusta non è quale software comprare, è quale passaggio togliere per primo.
Un processo merita di essere automatizzato quando succede spesso e quando, se va storto, se ne accorge un cliente. Un processo raro e innocuo può restare manuale per anni senza che nessuno ne soffra.
Mettere i processi su questi due assi è un esercizio da due ore con le persone giuste in una stanza. Quello che esce in alto a destra è il primo progetto, e di solito sorprende, perché non è mai quello che stava chiedendo il reparto più rumoroso.
Il tempo non si perde dentro gli uffici, si perde fra un ufficio e l’altro. Il commerciale che manda l’ordine alla produzione, la produzione che avvisa la logistica, la logistica che passa i dati all’amministrazione.
In quei punti di passaggio c’è sempre qualcuno che ricopia, qualcuno che aspetta e qualcuno che telefona per sapere se è arrivato. Automatizzare un passaggio di consegne vale il doppio di un’automazione interna a un ufficio solo.
Un primo intervento che dura sei mesi brucia la fiducia dell’azienda anche se è fatto bene. Le persone smettono di crederci molto prima della consegna.
Meglio un risultato parziale che gira entro un mese e che qualcuno usa davvero. Da lì in poi il secondo progetto si vende da solo, perché a chiederlo sono le persone che hanno visto funzionare il primo.
Vedi anche l’automazione dei processi aziendali e la dashboard aziendale.
BUILDER progetta e costruisce il sistema di cui parla questa guida.